發展專案時程實務技巧

專案經理/人員在安排時程上常會面臨的問題不外是安排好專案的時程後，面臨初步的專案時程比當初預期的時程來得長，或是合約規定的時間不合理，只好將專案的時程重新安排或重新的估算(壓縮)來符合專案時程上的限制。
現在提供一個科學的方法(實務的經驗)來協助專案經理/人員解決這類的困擾(前題是專案經理/人員已經了解專案時程的工具定義)。這個方法總共有4個步驟：
1. 找出專案的要徑(CPM; Critical Path Method)。可使PMIS(Project Management Information System;專案管理資訊系統)協助。
2. 判別要徑上活動的關係(強制依存關係、刻意依存關係、外部依存依存關係或資源依存關係)。
2.1 強制依存關係：可用提前(Lead)後續活動的方法達到類似快速追執法(Fast tracking;平行作業)的效果。
2.2 刻意依存關係：可用縮程法(Crashing)增加該活動的資源來趕工、要求該資源加快工作或增加工作時間，以達到縮短活動時程的效果。
2.3 刻意依存關係：還有一個方法可以用來節省專案的時程，那就是使用快速追執法來將這些活動以平行作業的方式來安排。解決方式就是將這一類的工作分配給不同的資源來平行(同步)的分別執行。
2.4 外部依存關係：這一類的活動因為是專案可以掌控範圍外的必要活動所以通常没法加速該活動，如：申請施工許可證、申請產品符合某規範的證明。但是如果該活動的執行單位具快速服務的流程，則有時可以多一些花費(別想歪了哦!)，走快速辦理的流程，請該單位以最速件辦理。
2.5 資源依存關係：如果活動受限於某資源而造成時程過長、延誤或無法如預期時間(準時)開始，可以更換更適當的資源來從事該活動，除非該資是唯一可以選擇的資源。
3. 利用資源撫平(Resouce Leveling)的技術找出過度使用或閒置的資源
3.1 過度工作的資源：將其工作合理化，如：使用延後(Lag)的技巧來錯開某資源同一時期的重疊工作。
3.2 閒置的資源：將其未達使用率時段的工作增加；如：調度該資源去支援過度工作的資源。
3.3 將非要徑活動上的資源調度部分的使用率來支援要徑上的活動，如此可以協助要徑活動趕工並縮短時程，雖然該非要徑活動的時程因為資源的使用率不足而造成落後，但只要是浮時(Float)未被耗盡，仍然是不得已而可用的方法。
4. 檢查專案的時程經以上步驟調整後的時程應該可以符合專案的時程限制了，如果仍然太長則回到步驟1重新來過。因為有時專案的要徑在此時會改變或要徑本來就不只一條，所以我們要再針對要徑上的活動來努力。

注意事項
1. 因為要徑是專案從開始到結束最長的路徑，該路徑上的活動如果變短，專案必然受益(提前完成)，反之，該活動時程耽誤或延長，專案就會受害(延遲完成)，所以專案經理/人員一定要能夠判斷專案的要徑。
2. 要能夠判斷專案活動間的關係及其必要性，除非專案經理/人員非常有經驗，否則應該與該活動的負責人一起來安排/判斷活動間的關係及估算適當的時程。
3. 當調整非要徑活動的使用率；調度該活動的資源來支援要徑的活動，可以縮短專案的時程，而且成本也不一定會增加，因為是自己專案的資源，比較不會有資源的限制(要用該資源時，該資源没有空)，但需要專案經理/人員有足夠的經驗及使用PMIS來協助才比較可以面面俱到。

*上述提及專有名詞(藍色斜體字)定義請參考PMI PMBOK 3rd。

範本-專案組織通訊錄

專案管理新書介紹 – The Practice Standard for Scheduling

PMI最近出了一本名叫「The Practice Standard for Scheduling」(排程的實務標準)的書籍(以下簡稱：該書)。
有效的排程及時間管理是專案成功的或失敗的關鍵因素，因此PMI(美國專案管理協會)推出該書，介紹有效排程的方法。試圖將成功的排程實務整理，讓專案人員可以參考別人成功的經驗，提高專案管理的信心及成功的可性。該書介紹的時程組件及通用的時程發展實例，對我們專案的計畫、執行、控制及與利害關係人溝通非常有用。
該書也介紹了一個評估的工具，協助我們了解時程模型內的時程組件及專案需求的對應程度，並且還有建議。
如果對於PMBOK(Project Management Body of Knowledge) 中提及的專案時間管理想要知道實務上的應用參考，可以到PMI網站上下載該書參考(以前PMI會員是免費，今年-2007起要收費的)。
該書是PMI實務計畫系列的其中一本書，之前已經出版了有關分解結構(WBS; Work Breakdown Structure) 及實獲值管理(EVM; Earned Value Management) 的實務標準，相信未來會有更多與各領域(Knowledge Area) 的實務標準出版；不只如此，PMI也會長期維謢該書的內容，持續的推出更新的版本。

以上資料來源PMI; PM Network May 2007

專案溝通的情境

一天在MOS突來的想法, 趕快把它寫出來...

專案溝通的情境

專案溝通的工作約佔去專案經理75%以上的時間，如果可以有效的溝通將可以減輕專案經理的工作讓專案進行的更順利．專案上的溝通情境可分為以下三種：
1. 一對一
如: 事務聯絡、任務交辦、回覆問題、經驗分享
2. 一對多
如: 政策宣導、會議(啟動、進度、結案、紀錄)、通知(活動、變更)、資料分享、訓練、專案報告(進度、結案)
3. 多對一
如: 工作報告、意見回覆、協調會議/事項、會議(狀態、審查)

溝通的複雜度從1-3，愈來愈複雜，以專案來說準備的工作也愈來愈多，尤其第2、3項，通常會在合約或工作說明書中有所要求，並且在專案計畫書中事先的規劃溝通的方法及規則(詳見PMBOK的溝通管理)，以求溝通的效率。
而第3項的挑戰在於專案經理(人員)面對多個利害關係人時, 因為利害關係人的需求不同而困難度更高，所以要在專案一開始時的範疇管理的範疇定義程序中仔細分析利害關係人的需求，然後在與各利害關係人溝通時可以滿足各利害關係人的需求。

至於多對多的溝通也是專案內常有的情況(如：解決問題、腦力激盪等)，如果没有良好的溝通管理很容易造成一場災難，所以要事先定義各分項工作或議題的負責人，以便收斂成以上三種較容易管理的溝通情境分層負責，讓溝通的工作專人化、專業化。減輕專案經理必須事必躬親的窘態，如此才可以花更多時間在專案的管控與主要利害關係人溝通上(維持良好的關係)，順利達到專案的使命目標。


註1: PMBOK - Project Management Body of Knowledge (專案管理知識體系)

My mouse can not use on glass

如果我發明了一種滑鼠可以使用在任何表面, 您會有興趣嗎? 我想要找人合作一起把它開發出來.

I innovated a mouse can work on all kind of surface, does it has market? I welcome who is interesting and join vanture to make it.

Web 2.0應用-網路投票

發現應用web 2.0技術開發的網路投票, 很好奇的試用了一下, 不過没有想像的那麼多功能, 以下是我利用它的功能建立的問題, 有閒就幫忙投個票吧!
投票按此: http://www.dPolls.com/PollPage.aspx?PollID=20296
自己建問題按此: http://www.dpolls.com

如何選擇一台合適的筆記型電腦(Notebook)

最近因為要增加一台筆電(NB), 經過一番搜尋, 才發現要找一台合適的NB, 還真不簡單, 因為我用過多台NB, 所以還頗有這方面的經驗, 說不定會對某人有用.
我用過的NB為
Twinhead 型號忘了, Asus M8000, IBM T240, R40, X60, HP 型號忘了, Apple G3, ACER 型號忘了, Toshiba 型號忘了, 居然有7種品牌, 9種機型, 所以我因該還算是有一點經驗吧!
此次以比較知名的 Asus, IBM, HP, ACER, Toshiba來發表我的看法

Asus: 應該算是台灣最大的NB品牌吧, 它的硬碟總是比較大, 效能也非常出色, 但是奇怪的是記憶體的最大限制總是很小, 無法在升級作業系統後, 順便將記憶體升級到搭配的程度, 比方說, 最近比較熱門的機種U5F, 最大記憶體為1.5G, 在Win XP之下算是足夠了, 可是未來作業系統要升級Vista時, 1.5G的記憶體就可能勉強够用而已, 教你一個記憶體搭配作業系統的簡易計算方法, 使用的記憶體大小應為作業系統建議大小的2倍(家用)至4倍(專業人士), 拿Windows XP為例, 建議使用的記憶體為128MB, 但大多數人都用256MB, 而專業人士都把記憶體升級到512MB或1GB的原因是系統建議的記憶體大小只是給系統本身用的大小, 如果要執行其他的的應用軟體(如Office, game或影片製作等)就要有多餘的記憶體給應用軟體使用, 不然記憶體不足時, 系統會用硬碟的空間來當記憶體應付記憶體不足的情況, 因為硬碟的效率比真正的記憶體慢得許多, 所以當記憶體不足時電腦會變慢大多是這個原因, 所以改善電腦效率的其中一個密訣就是升級記憶體, 第二個密訣是換轉速快的硬碟(有閒再來介紹如何選擇合適的硬碟). 自從Vista出現後, 相信很多人想把NB的作業系統升級到最新的Vista, 但Vista建議使用的記憶體為512或1GB(因版本而不同), 所以記憶體最搭配的大小應為1GB(個人)至2GB(專業人士), 如果是Asus就只能勉強升級到此了, 下一個版本就只好克制一下了, 不然就是再買一台更新的.

Acer: 總是花費在形象上, 總無法感受它在功能上的細心, 最常見的就是面板與機體的連接處裂開, 零件外露(面板連自己都保護不了, 如何讓你放心NB的穏定性), NB帶著到處跑, 在客戶面前真是不好意思拿出來. 我用NB最常用的功能就是暫時不用或要到客戶處開會時, 就將面板蓋上進入睡眠的模式, 要用時馬上可以繼暫停的作業或進入系統使用, 所以面板關開的次數很多(其實這是NB的基本功能), 如果連接的機構不牢靠的話, 實在是不應該, 此外, 面板上的螺絲外露影響美觀, 也是不應該的. 最近的機種是否改善了就不知了, 因為我不會再考慮用它了.
待續...

PS.
1.先告訴你結論, 我可能還是用繼續使用IBM的NB, 不管是設計, 重量, 穩定度, 實用性, 中性照型, 搭配的工具軟體都是以使用者出發點而設計的, 比來比去還是最滿意它.
2. 可能有人會不同意我的看法, 歡迎提供你的看法或補充.

小白加油

昨天看到朋友把自己的狗放到網路上參加尋找雅夫2的活動, 本來只是想好奇的試一下我們家狗的人氣指數, 可是放了上去之後發生了好多事兒....待續

PS. 附上小白的照片, 他(它)是不是很可愛呀!