專案溝通的情境

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專案溝通的情境

專案溝通的工作約佔去專案經理75%以上的時間，如果可以有效的溝通將可以減輕專案經理的工作讓專案進行的更順利．專案上的溝通情境可分為以下三種：
1. 一對一
如: 事務聯絡、任務交辦、回覆問題、經驗分享
2. 一對多
如: 政策宣導、會議(啟動、進度、結案、紀錄)、通知(活動、變更)、資料分享、訓練、專案報告(進度、結案)
3. 多對一
如: 工作報告、意見回覆、協調會議/事項、會議(狀態、審查)

溝通的複雜度從1-3，愈來愈複雜，以專案來說準備的工作也愈來愈多，尤其第2、3項，通常會在合約或工作說明書中有所要求，並且在專案計畫書中事先的規劃溝通的方法及規則(詳見PMBOK的溝通管理)，以求溝通的效率。
而第3項的挑戰在於專案經理(人員)面對多個利害關係人時, 因為利害關係人的需求不同而困難度更高，所以要在專案一開始時的範疇管理的範疇定義程序中仔細分析利害關係人的需求，然後在與各利害關係人溝通時可以滿足各利害關係人的需求。

至於多對多的溝通也是專案內常有的情況(如：解決問題、腦力激盪等)，如果没有良好的溝通管理很容易造成一場災難，所以要事先定義各分項工作或議題的負責人，以便收斂成以上三種較容易管理的溝通情境分層負責，讓溝通的工作專人化、專業化。減輕專案經理必須事必躬親的窘態，如此才可以花更多時間在專案的管控與主要利害關係人溝通上(維持良好的關係)，順利達到專案的使命目標。


註1: PMBOK - Project Management Body of Knowledge (專案管理知識體系)